یک مسئول پذیرش هتل ، یا کارمند میز پذیرش یا همان رسپشن مسئولیت پذیرایی از مهمانان هتل را بر عهده دارد و به عنوان اولین فرد نقطه تماس آنها عمل می کند. آنها مسائل یا درخواستها را ثبت میکنند و آنها را به کارمندان درست هر کار میفرستند، اطلاعات و توصیههایی را به مهمانان ارائه میدهند و به عنوان سفیران هتل عمل میکنند. این روزها با گسترش صنعت هتلداری و به خصوص در فضای هتلداری بین المللی بسیاری از مشاغل از اهمیت ویژه ای برخوردار شده اند که لزوم توجه به آنها با عث رونق این کسب و کارها می شود. شغل مسئول پذیرش هتل یکی از این شغل هاست که طرفداران زیادی هم دارد. در این مقاله شرح وظایف این شغل و مهارت های مورد نیاز برای انجام آن را به شما معرفی می کنیم.
وظایف و مسئولیت های پذیرش هتل
مسئولین پذیرش هتل در یک روز کاری معمولی مجموعه ای از فعالیت ها را انجام می دهند و وظایف آنها عبارتند از:
- خوشامدگویی به مهمانان و بررسی جزئیات پذیرش آنها در برابر رزرو آنها
- تخصیص اتاق مهمانان و تهیه کلید
- پاسخ دادن به تلفن های مشتریان و مهمانان احتمالی، دریافت پیام و تحویل آنها
- انجام وظایف اداری مانند بایگانی و فتوکپی
- پاسخ به درخواست کمک و اطلاعات
- ارائه خدماتی مانند رزرو بلیط تئاتر و سینما. ترتیب سفر و ارائه اطلاعات در مورد امکانات و جاذبه های محلی
- تهیه صورتحساب اتاق و اطمینان از پرداخت سریع
- چک کردن مهمانان، دریافت پرداخت ها و بازگرداندن سپرده ها
مسئول پذیرش هتل چه می کند؟
پذیرش هتل چهره عمومی یک هتل است و به لذت بردن مهمانان از تجربه اقامت در هتل کمک می کند. آنها هنگام ورود مهمانان رزرو می کنند، اطلاعاتی در مورد امکانات هتل ارائه می دهند و سوابق دقیق رزرو را نگه می دارند. آنها همچنین با درخواستهای اضافی از مهمانان سروکار دارند و تماسهای تلفنی و ایمیلهای دریافتی، پستها و تحویلها را مدیریت میکنند. در هتلهای بزرگتر، ممکن است تیمی از پذیرشها وجود داشته باشند که مسئول ارائه خدمات بدون وقفه به مهمانان هستند. هتل های کوچکتر معمولا یک یا دو مسئول پذیرش هتل دارند.
مهارت ها و صلاحیت های پذیرش هتل
یک شخص موفق پذیرش هتل باید بتواند با طیف وسیعی از موقعیتهای مختلف به آرامی و عملی برخورد کند. آنها همچنین دارای مهارت ها و صلاحیت های پیش نیاز مختلفی هستند که عبارتند از:
• توانایی حل مسئله
• مهارت های ارتباطی و بین فردی قوی
• مهارت های عالی در خدمات مشتری
• انعطاف پذیری و توانایی پاسخگویی مناسب به شرایط در حال تغییر
• احتیاط و حساسیت
• توانایی حفظ استانداردهای حرفه ای تحت فشار
• مهارت های IT قوی و دانش سیستم ها و نرم افزارهای رزرواسیون
• مدیریت عالی و مهارت های سازمانی
الزامات تجربه پذیرش هتل
هیچ شرایط تجربه خاصی برای پذیرش هتل وجود ندارد، اما برخی از کارفرمایان کاندیداهایی را ترجیح می دهند که حداقل یک سال سابقه کار در نقش مشابه داشته باشند. مشاغل قبلی در خردهفروشی یا سایر موقعیتهای مشابه مفید هستند، بهویژه مشاغلی که نیاز به توانایی مدیریت موقعیتهای دشوار و مدیریت مؤثر انتظارات مشتری دارند. تجربه مدیریت و مدیریت داده ها، مانند هر تجربه قبلی از ارائه خدمات شخصی به مشتریان یا مشتریان، مزیت محسوب می شود.
الزامات آموزشی و آموزشی پذیرش هتل
مسئولین پذیرش هتل به دستاوردهای آموزشی خاصی نیاز ندارند، اگرچه اکثر کارفرمایان از داوطلبان انتظار دارند که برخی از مجوزها یا معادل آن، به ویژه در ریاضیات و انگلیسی، داشته باشند. خدمات مشتری یا آموزش اداری مانند هر گونه گواهینامه در هتلداری یا مدیریت هتل یک مزیت است. بیشتر نقشها آموزش در حین کار ارائه میدهند، اما برخی دورهها به طور خاص مهارتهای مورد نیاز برای پذیرش هتل را هدف میگیرند، مانند دیپلم شهر و اصناف در خدمات پذیرش و دفتر جلو و یا مدرک ملی صلاحیت حرفهای. آموزش حل تعارض، مهارت های کامپیوتری یا مدیریت زمان نیز یک امتیاز است.
نمونه شرح شغل برای موقعیت های مشابه
اگر به دنبال یک نمونه شرح شغل هستید، اما این مورد کاملاً آن چیزی نیست که نیاز دارید، این گزینه های مشابه ممکن است به شما کمک کند:
سوالات متداول شرح شغل مسئول پذیرش هتل
مسئول پذیرش هتل به چه کسی گزارش می دهد؟
ساختار گزارشدهی مسئولین هتل بستگی به اندازه هتلی دارد که در آن کار میکنند. در هتلهای بزرگتر و هتلهای زنجیرهای، مسئولین پذیرش هتل معمولاً به مدیر پذیرش یا مدیر جلوی خانه گزارش میدهند. آنها ممکن است بخشی از تیم روابط مهمان باشند و به رهبر یا مدیر تیم گزارش دهند. در هتل های کوچکتر، مسئول پذیرش هتل ممکن است مستقیماً به مدیر هتل گزارش دهد.
چه ویژگی هایی باعث می شود یک مسئول پذیرش هتل خوب باشد؟
به عنوان چهره عمومی کسب و کار، مسئولین پذیرش هتل باید دوستانه و با شخصیت باشند. نیاز به ایجاد ارتباط با مهمانان. کاندیداهایی که فراتر از محدوده وظایف خود می روند تا اطمینان حاصل کنند که مشتری راضی است یا به مهمانانی که به آن نیاز دارند پشتیبانی اضافی ارائه می دهند، دارایی برای تیم هستند. مسئولین پذیرش هتل باید بتوانند از نزدیک با بقیه اعضای تیم کار کنند و تمایل به کمک در صورت نیاز نیز مفید است.
شرح شغل یک مسئول پذیرش هتل خوب چیست؟
جزئیات مسئولیتهای پذیرش هتل و وظایف اصلی را درج کنید. برای جذب مناسب ترین کاندیداها، شرایط تحصیل یا تجربه خاص را بیان کنید. اگر مزایایی برای این شغل وجود دارد، مانند نرخ تخفیف در هتلهای زنجیرهای، وعدههای غذایی کارکنان در شیفت کاری یا پاداشهای مربوط به عملکرد، برای تشویق طیف گستردهای از متقاضیان، این موارد را در شرح شغل خود ذکر کنید.
منبع: وبسایت پی جو