وظایف منشی حمایت از رئیس در تضمین عملکرد روان شرکت و هیات مدیره است. او به عنوان ستون مرکزی شرکت یا سازمان و ارتباط دهنده بخش های مختلف به همدیگر است. در ادامه این مقاله وظایف منشی را به تفکیک انواع بررسی می کنیم.
7 وظیفه اصلی یک منشی
وظایف منشی به مهارت های عملکردی مختلف از مهارت های نرم تا مهارت های جامد بستگی دارد. منشی ها اغلب مسئولیت های مدیریتی زیادی دارند، مانند مدیریت یک دفتر یا بخش اجرایی یک شرکت و بررسی وظایف دفتری مرتبط با عملکرد سیستم های کاری حیاتی. وظایف منشی اجرایی یا اداری اغلب باید در معرض دید عموم قرار گیرد. با این حال، نقش حیاتی که کاملاً به وظایف و مسئولیتهای وزیر بستگی دارد، باید مجاز باشد، زیرا نقش او در کمک به شرکتها با هر اندازهای برای موفقیت و ماندن در مسیر درست است. این مقاله مفهوم وظایف منشی و حیاتی ترین نقش ها و مسئولیت هایی را که هر فردی که می خواهد در این زمینه کار کند باید به رسمیت بشناسد برجسته می کند.
منشی کیست؟
منشی را می توان به عنوان یک فرد یا کارمند اداری تعریف کرد که وظایف زیادی را در دفاتر شرکت انجام می دهد، از جمله پشتیبانی و کمک به اکثر بخش های شرکت و همچنین حفظ کار بخش اداری و همچنین حفظ و نگهداری. پذیرش و مدیریت مسئولیت ها و وظایف ضروری اضافی بسته به ماهیت و اندازه موقعیت و وظایف شرکت. به عنوان مثال، وظایف منشی در نهادهای دولتی ممکن است با وظایف منشی در بخش خصوصی متفاوت باشد.
7 وظیفه مشترک منشی چیست؟
وظایف منشی شغلی مستلزم کمک و حمایت مدیر شرکت برای اطمینان از دستیابی به عوامل حیاتی موفقیت سازمانی است. به ویژه، همانطور که در بالا ذکر شد، وظایف و مسئولیت های پست دبیرخانه با توجه به محل کار متفاوت است، اما آنها مجموعه ای از وظایف را به اشتراک می گذارند. در اینجا لیستی از برجسته ترین آنها آورده شده است:
1- پاسخگویی به تماس ها و پیامک ها:
منشی رابط اجرایی بین شرکت و اشخاص ثالث مختلف مانند شرکا، مشتریان یا افرادی است که در مورد محصولات شرکت پرس و جو می کنند. روش های مکاتبه متفاوت است و ارتباط با شرکت روزانه است. ممکن است تماس تلفنی، پیامک یا ایمیل باشد.
بنابراین منشی باید بتواند تماس را پردازش کند، یا با پاسخ دادن به آن یا هدایت آن به بخش مسئول در صورتی که نتواند به سؤالات مطرح شده پاسخ دهد.
به عنوان مثال، یک منشی ممکن است شکایتی در مورد یک محصول دریافت کند و آن را به بخش شکایات ارسال کند که به نوبه خود به این مشکل رسیدگی می کند. به عنوان یک منشی، ممکن است برای تشخیص تفاوت بین ارتباطات فوری و عادی به تخصص نیاز داشته باشید.
2- مدیریت پرونده ها و اسناد شرکت:
علاقه به سازماندهی و تنظیم اسناد، پرونده ها و اسناد برای شرکت بسیار مهم است. این بخشی از وظایف منشی است، علاوه بر دریافت و ارسال اسناد به و از مشتریان.
به عنوان مثال، منشی حقوقی مسئول حفظ اسناد و مدارک قانونی مربوط به کار شرکت است.
بنابراین در فرصتهای شغلی، منشیها اغلب باید مهارتهای فنی لازم را داشته باشند، به ویژه نرمافزار محبوب Microsoft Offices، مانند Excel و Word، برای تهیه فایلها، اسناد و صفحات گسترده. منشی باید به یاد داشته باشد که در انتها همه پرونده ها را بررسی کند.
3- پذیرش کارکنان یا مهمانان جدید:
علاوه بر وظایف اداری منشی، ممکن است وظیفه وی پذیرایی از مهمانانی باشد که در تاریخ های معین به شرکت می آیند. به عنوان مثال، منشی ممکن است مشتریان را بپذیرد و آنها را برای آنچه از شرکت میخواهند راهنمایی کند، ممکن است در روزهای اولیه کارمندان جدید را دریافت کند و به آنها کمک کند تا به آرامش برسند و راه خود را در شرکت پیدا کنند و این از وظایف منشی است.
لازم به ذکر است که به دلیل اهمیت بسیار زیاد یک استقبال خوب در حفظ وجهه برند، جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی، امروزه اکثر شرکت ها از منشی استفاده می کنند که فقط در پذیرش فعالیت می کند.
4- تشکیل و برنامه ریزی جلسات:
وظایف منشی در جلسات به دو بخش تقسیم می شود. اول، سازماندهی و برنامه ریزی تاریخ ها و اطلاع رسانی به افراد ذینفع برای حضور در جلسه با جزئیات کامل است.
بخش دوم سازماندهی آنچه در جلسه اتفاق می افتد، مانند معرفی محورهای جلسه، گرفتن مشاهدات ضروری شرکت و تهیه گزارش جامع در توضیح نتیجه جلسه است.
به عنوان مثال، ممکن است جلسه ای بین رئیس بخش حقوقی شرکت و گروهی از وکلای یک کشور دیگر برای افتتاح شعبه جدید شرکت تشکیل شود. این جلسه در مورد مسائل حقوقی که نباید نقض شود برگزار می شود. در اینجا وظایف منشی موثر برای نوشتن یادداشت ها، تهیه گزارش نهایی و ارسال آن برای مدیریت ارشد و مدیران عامل شرکت است.
5- سفارش و نگهداری لوازم:
گاهی اوقات، وظایف منشی ممکن است نیاز به مدیریت ارشد برای انجام تعمیر و نگهداری تجهیزات اداری یا خرید لوازم و تجهیزات جدید داشته باشد.
به عنوان مثال، به عنوان منشی در دفتری در داخل شرکت، ممکن است به بسیاری از لوازم اداری مانند کاغذ، خودکار، جوهر، صندلی های پذیرایی و سایر لوازم ضروری نیاز داشته باشید.
اگرچه این یکی از وظایف منشی است، اما در حال حاضر اکثر شرکت ها فردی را استخدام می کنند که مسئولیت پیگیری تمامی لوازم و تجهیزات داخل شرکت و توجه به نگهداری یا نوسازی آنها را بر عهده دارد.
6- ایجاد روابط حرفه ای با سایر شرکت ها:
روابط حرفه ای بین شرکت ها رکن موفقیت هر بنگاه یا شرکتی است و ایجاد ارتباط با سایر سازمان ها یکی از وظایف منشی است.
به عنوان مثال، در یک زنجیره تامین معین، شرکت ممکن است به یک متخصص مواد غذایی نیاز داشته باشد، و کسی با این تخصص وجود ندارد. در اینجا، وظیفه منشی کمک گرفتن از یک شرکت دوستانه است که اغلب ممکن است از نظر مادی مطابقت داشته باشد.
7- کمک در انجام وظایف پروژه کوچک:
گاهی اوقات، مدیر پروژه یک شرکت ممکن است برای انجام کارهای کوچک به کمک منشی نیاز داشته باشد که برای انجام آنها به زمان بیشتری نیاز دارد زیرا در پروژه های بزرگتر مشغول است، بنابراین برای مدیران این کمک بسیار ارزشمند است.
به عنوان مثال، یک مدیر اجرایی در بخش تولید ممکن است نیاز داشته باشد که دستور کار خود را سازماندهی کند، گزارش ها و اسناد را به صورت word یا PDF تهیه کند یا برخی از معاملات و اوراق را چاپ کند. مساعدت به آن بر عهده دبیر کل اجرایی است.
الزامات شغل منشی گری چیست؟
هرکسی که بخواهد به عنوان منشی در دفتر کار کند، به شرط داشتن مهارت های اولیه کامپیوتر و برخی مهارت های دیگر و همچنین داشتن مدرک دبیرستان، می تواند این حرفه را در مدت حداکثر سه ماه فرا بگیرد.
بنابراین اخیراً بسیاری از افراد شاغل در منشی گری دارای مدرک دانشگاهی هستند زیرا اکثر دانشجویان دانشگاه تحت فشاری مشابه فشار کاری هستند، مهارت های کامپیوتری خوبی دارند و می توانند هر مهارت جدیدی را که ممکن است لازم باشد کسب کنند.
یعنی بدون داشتن پیشینه علمی خاص، با توجه به نیاز به حفظ اطلاعات دقیق و اصطلاحات علمی، کار به عنوان منشی در برخی زمینه ها مانند رشته پزشکی یا حقوقی سخت می شود.
به طور خلاصه، وظایف منشی عبارتند از:
- حصول اطمینان از اینکه جلسات به طور مؤثر سازماندهی شده و صورتجلسه می شوند.
- حفظ سوابق و مدیریت موثر.
- رعایت الزامات قانونی اسناد حاکم، قانون خیریه، قانون شرکت و غیره (در صورت لزوم)
- ارتباط و مکاتبه.
توجه به این نکته مهم است که اگرچه منشی تضمین میکند که این مسئولیتها برآورده میشوند، ممکن است بسیاری از کارها به کارکنان یا داوطلبان حقوق بگیر محول شود.
با توجه به این مسئولیتها، منشی اغلب بهعنوان اطلاعات و نقطه مرجع برای رئیس و سایر اعضای هیات مدیره عمل میکند: شفافسازی رویهها و تصمیمات گذشته. تایید الزامات قانونی؛ و بازیابی اسناد مربوطه.
تعیین وظایف منشی در سازمان
معنای این در عمل به سبک و اندازه سازمان بستگی دارد:
جایی که هیچ کارمند حقوق بگیری وجود ندارد:
خود منشی تمام این وظایف را انجام خواهد داد و همچنین ممکن است نقش بیشتری در اداره روزانه سازمان داشته باشد. این می تواند به یک نقش وقت گیر تبدیل شود. برخی از کمیته های مدیریتی دارای بیش از یک نفر با مسئولیت رسمی وظایف منشی هستند (مانند منشی صورتجلسه، منشی مکاتبات و دبیر عضویت). برخی دیگر برای کاهش بار، برخی از مسئولیت های اداری را به داوطلبان خارج از کمیته مدیریت واگذار می کنند.
جایی که کارکنان حقوق بگیر وجود دارد:
بسیاری از فعالیت ها را می توان تفویض کرد (مانند ثبت سوابق، گرفتن صورتجلسه، ثبت مکاتبات، ارتباط فعالیت ها و غیره). سپس منشی تضمین می کند که مسئولیت های آنها برآورده شده است، اما در اجرای واقعی آنها مشارکت کمتری خواهد داشت.
هر هیات مدیره ای روش خاص خود را برای انجام کارها خواهد داشت، و روشی که در آن کار به اشتراک گذاشته می شود نیز می تواند به مهارت ها، علایق یا مدت زمانی که یک فرد ارائه می دهد بستگی داشته باشد. همیشه اطمینان حاصل کنید که شرح نقش منشی شما با پویایی فعلی سازمان شما مطابقت دارد.
مسئولیت های اصلی منشی به تفکیک
مسئولیتهای منشی در مواجهه با هیات مدیره به شرح زیر است:
- حصول اطمینان از اینکه جلسات به طور مؤثر سازماندهی شده و صورتجلسه می شوند
- - برقراری ارتباط با رئیس برای برنامه ریزی جلسات
- - دریافت موارد دستور کار از اعضای کمیته
- - پخش برنامه ها و گزارش ها
- - تهیه صورتجلسه (مگر اینکه منشی صورتجلسه ای وجود داشته باشد)
- - گردش صورتجلسه مصوب
- - بررسی اینکه آیا اقدامات مورد توافق انجام شده است
حفظ نقش منشی در جلسات
- به روز نگه داشتن اطلاعات تماس (مانند نام، آدرس و شماره تلفن) برای هیات مدیره و (در صورت لزوم) اعضای عادی سازمان
- تشکیل صورتجلسات و گزارشات
- تهیه فهرستی از نام ها و نشانی های مفید برای سازمان، از جمله نام و نشانی های مربوط به مقامات یا مدیران سازمان های داوطلبانه.
- ثبت فعالیت های سازمان
- یادداشت روزانه فعالیت های آینده
رعایت الزامات قانونی
- ایفای نقش به عنوان حافظ اسناد حاکمیتی سازمان
- بررسی حد نصاب (حداقل تعداد اعضایی که باید حضور داشته باشند) در جلسات حضور دارند
- حصول اطمينان از مطابقت انتخابات با رويه هاي مقرر
- حصول اطمينان از تطابق فعاليتهاي سازمان با اهداف آن
- اطمینان از رعایت الزامات خیریه و قانون شرکت (در صورت لزوم، مگر اینکه منشی شرکت جداگانه وجود داشته باشد)
- در صورت لزوم در هیئت های ارزیابی، استخدام و انضباطی حضور داشته باشند
- اطمینان از اینکه جلسات به صورت حضوری یا آنلاین مطابق با سند حاکم است
ارتباط و مکاتبه
- پاسخگویی به کلیه مکاتبات کمیته
- تشکیل کلیه مکاتبات کمیته دریافتی و کپی پاسخ ها ارسال شده است
- ثبت هر یک از انتشارات سازمان (مانند بروشورها یا خبرنامه ها)
- گزارش فعالیت های سازمان و برنامه های آتی به اعضا، مطبوعات و مردم (مگر اینکه مسئول اطلاع رسانی یا تبلیغاتی وجود داشته باشد)
- تهیه گزارش از فعالیت های سال سازمان برای مجمع عمومی سالیانه
وظایف منشی شرکت
اگر سازمان شما به عنوان یک شرکت محدود (مثلاً شرکت با مسئولیت محدود با ضمانت یا یک شرکت عام المنفعه) ثبت شده است، ممکن است یک منشی شرکت نیز داشته باشید که با نقش یک منشی افتخاری متفاوت است. این پست مسئولیت بیشتری نسبت به یک منشی افتخاری برای اطمینان از رعایت الزامات قانون شرکت دارد. در نتیجه، فرض بر این است که شما در حال حاضر با عملکرد و ویژگی های منشی بیشتر آشنا هستید. کار موفق منشی گری از نظر درآمد آن نسبت به زحمت کار عالی است. اما مطمئناً، مانند هر حرفه دیگری، مجموعه ای از چالش هایی دارد که ممکن است در حین حرفه ای کردن آن با آن مواجه شوید.
منبع: وبسایت پی جو